Metadatakatalogin käyttöohjeet ja kuvaus

Käsite

Selite

Aineistokokonaisuus

Kansallisarkiston luettelointi- ja metatietojärjestelmän hierarkkisesti korkein kuvailutaso, jossa kuvailun kohteena on yhteen kuuluvat tietoaineistot kokonaisuutena. Aineistokokonaisuuteen voidaan liittää alempia kuvailutasoja, kuten sarjoja ja arkistoyksiköitä tietoaineistojen tarkempaa luettelointia ja kuvailua varten.

Kontekstimetatiedot

Siirtäjän siirrettävälle tietoaineistokokonaisuudelle annettavat metatiedot SAPA-siirtorajapinnalla. Metatiedot kertovat aineiston kontekstista; syntyyn, kertymiseen, hallintaan ja käyttöön liittyvistä toimijoista, toiminnasta, tapahtumista sekä tapahtumaympäristöstä.

Siirtoerä

Siirrettävästä aineistosta koostettava yksittäinen siirrettävä kokonaisuus, joka koostuu kontekstimetatiedoista ja siirtopaketeista. Siirtoerät määritellään siirtosuunnittelun yhteydessä, joka tapahtuu ennen siirtoa. Siirtoerä voi jakaantua yhteen tai useampaan siirtopakettiin.

Siirtopaketti

Siirtopaketti koostuu tietoaineistoista (tiedostoista). Yhteen siirtoerään voi liittyä 1-n siirtopakettia. Siirtopakettien kontekstimetatiedot luodaan SAPA:ssa, josta ne välitetään Kansallisarkiston metatietovarantoon. Sähke2-siirtorakenteen siirtopaketti poikkeaa muista siirtorakenteista, sillä se sisältää sekä kontekstimetatiedot että tiedostot)

Tietoaineisto

Asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää tietokokonaisuus.

Kansallisarkiston suositus vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä eri tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tietojärjestelmistä tuotettavan siirtokokonaisuuden muodostamisesta.

Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.

Kansainvälinen, erityisesti digitaalisten tietoaineistojen kuvailuun kehitetty standardi.

Kansainvälisen ICA:n (International council on archives), EGAD-asiantuntijatyöryhmän tuottama arkistokuvailun käsitemalli, joka tulee muiden julkaistavien osiensa kanssa korvaamaan nykyiset ICA:n kuvailustandardit.

Suositus julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen arkistometatietoa. Tarkoitettu käytettäväksi, kun kehitetään arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyyn liittyviä tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja.

Metatietoelementin suomenkielinen nimi.

Kansallisarkiston tuottama kuvaus metatietoelementistä.

Kuvaus metatietoelementistä, joka on otettu Asiakirjassa mainitut metatietomallit -taulukossa esitetystä ”Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot” -suosituksesta.

KA/20011/30.00.00/2023

Kohdassa ilmennetään avoimen tekstikentän maksimimerkkimäärän.

Tieto, onko metatietoelementin läsnäolo rajapinnan sanomassa pakollinen vai ei.

Metatietoelementin mahdollinen riippuvuus toiseen metatietoelementtiin.

Kentässä kerrotaan, missä tietorakenteissa kyseinen metatietoelementti esiintyy. Tietorakenteet ovat ”Rakenteinen tietoaineisto”, ”Muut digitaaliset tietoaineistot”, ”Digitoitu kuva-aineisto” ja ”Sähke2”.

Kertoo metatietoelementin tietokentän tyypin. Tyypit ovat:

• ”enum” → arvo valinta tehdään ennalta määritetyistä vaihtoehdoista

• ”date” → tekstikenttä, johon kirjattu aikatieto pitää antaa muodossa ”vvvv-kk-pp”

• ”string” → avoin tekstikenttä, maksimimerkkimäärä ilmoitetaan “max_length” -kohdassa

• “object_array“ → elementin sisältö koostuu muista JSON-elementeistä, vaadittu muoto tarkemmin Metadataesimerkit siirtoa varten -sivulla.

• “string_array“ → sisältö useita stringejä JSON-listana: [“text1”, “text2”, … ]

Sisältää mahdolliset käytetyt arvot kohdissa, joissa arvon pitää olla jokin sallituista arvoista (elementin tyyppi “enum”). Koostuu useista elementeistä:

• “value” → sanomaan asetettava UUID-arvo

• “text” → UUID-arvon suomenkielinen tekstiselite

• “description” → UUID-arvon tarkempi kuvaus

Metatietoelementti:

identifier_local

“name_fi”:

Siirtopaketin yksilöivä tunniste

“description”:

SAPA-siirron mahdollistava ja vapaasti muodostettava tunniste, joka luodaan kontekstimetatietojen kuvailun yhteydessä tai tätä ennen. Tunnistetta hyödynnetään myöhemmin itse tietoaineiston siirtämisessä. Olennaista on, että siirtopaketti on nimetty ennen tai viimeistään kontekstimetatietojen luontivaiheessa, jotta myöhemmin tietoaineiston (siirtopaketin/pakettien) siirrossa oikea tietoaineisto kiinnitetään oikeisiin kontekstimetatietoihin. Siirtoerän sisällä tunnisteen pitää olla yksilöllinen kullekin siirtoerään kuuluvalle siirtopaketille. Esimerkiksi ”Paketti1”, ”vuodet9195”.

Hyväksyttävät merkit:

• kirjaimet a-z, A-Z

• numerot 0-9

“description_perusmetatieto”:

Tunnus, joka yksilöi aineiston yksikäsitteisesti tietyssä tunnistejärjestelmässä.

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope”:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A22 Identifier

Vastaavuus Dublin Core:

Identifier

http://purl.org/dc/terms/identifier

Metatietoelementti:

identifier_analog

“name_fi”:

Analoginen tunniste

“description”:

Kuvailun kohteena olevan tietoaineiston analoginen tunniste (arkistotunnus, signum) on kirjaimista ja/tai numeroista koostuva merkkijono, joka identifioi sarjan tai arkistoyksikön ja osoittaa sen paikan aineistokokonaisuudessa. Analoginen tunniste muodostetaan yleensä arkistokaavan, arkistonmuodostussuunnitelman tai tehtäväluokituksen pohjalta. Analoginen tunniste on perinteisessä asiakirjojen muotoon perustuvassa ABC-kaavassa kirjaimia ja/tai numeroita erotettuna kaksoispisteellä, kuten Ea:123. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tai tiedonohjaussuunnitelmaan perustuvassa vaihtoehdossa se on esimerkiksi desimaaliluokituksen mukaisesti numeroita erotettuna kaksoispisteellä, kuten 01.01:2.

“description_perusmetatieto”:

Tunnus, joka yksilöi aineiston yksikäsitteisesti tietyssä tunnistejärjestelmässä.

“max_length”:

255

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A22 Identifier

Vastaavuus Dublin Core:

Identifier

http://purl.org/dc/terms/identifier

Metatietoelementti:

identifier_other_type

“name_fi”:

Tunnisteen rooli

“description”:

Tarkentaa asian tai asiakirjan yksilöivää tunnistetta. Rooli on joko ”Muu tunniste” tai ”Diaarinumero”.

Koskee arvoja CaseFile ja Record -kohdissa.

“description_perusmetatieto”:

Tunnus, joka yksilöi aineiston yksikäsitteisesti tietyssä tunnistejärjestelmässä.

“max_length”:

-

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Sähke2

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A22 Identifier

Vastaavuus Dublin Core:

Identifier

http://purl.org/dc/terms/identifier

Metatietoelementti:

description_language

“name_fi”:

Kuvailun kieli

“description”:

Kontekstimetatietojen kieli. Kuvailutietoja voidaan antaa eri kielillä.

“description_perusmetatieto”:

-

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Language

Vastaavuus RiC-CM:

-

Vastaavuus Dublin Core:

Language

http://purl.org/dc/elements/1.1/language

Metatietoelementti:

languages

“name_fi”:

Aineiston kieli

“description”:

Kuvailtavassa tietoaineistossa käytetty kieli. Mikäli kuvailun kohteena olevassa tietoaineistossa on käytetty kieltä, jota ei ole annettu tai tietoaineistossa käytetään useampia kieliä, voidaan tämä kuvata Tietosisältö-kentässä.

“description_perusmetatieto”:

Asiakirjakokonaisuudessa käytetty kieli tai käytetyt kielet.

“max_length”:

-

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

string_array, enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

Record/Language

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A25 Language

Vastaavuus Dublin Core:

Language

http://purl.org/dc/elements/1.1/language

Metatietoelementti:

owner_organization

“name_fi”:

Omistaja

“description”:

Kuvailtavan tietoaineiston juridinen omistaja. Omistaja-tieto määräytyy pääsääntöisesti aineiston elinkaaren vaiheen mukaan. Kun tietoaineisto on säilytysvaiheessa, on omistaja pääsääntöisesti siirtävä viranomainen. Kun tietoaineisto on arkistovaiheessa, omistaja on Kansallisarkisto

“description_perusmetatieto”:

Asiakirjakokonaisuuden arkistonmuodostajat ja mahdolliset muut olennaiset asiakirjakokonaisuuden muodostumisesta, käsittelystä tai säilyttämisestä vastaavat ja vastanneet tahot.

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-E07 Agent. RiC-R037 Is or was owner of

Vastaavuus Dublin Core:

RightsHolder

http://purl.org/dc/terms/rightsHolder

Metatietoelementti:

content_category

“name_fi”:

Sisällön luonne

“description”:

Sisällön luonne kuvaa, onko kyseessä viranomaisaineisto sekä missä elinkaaren vaiheessa viranomaisaineisto on.

Metadatakatalogissa on tässä kohdassa listattuna kaikki Kansallisarkiston arkistokuvailun metatietovarannosta löytyvät arvot - myös sellaiset, joita ei käytetä viranomaissiirroissa tai jotka eivät enää ole aktiivisessa käytössä.

Käytettävät arvot:

Viranomaisaineisto-arkistovaihe: Viranomaisen tehtävien hoitamisesta syntynyt tietoaineisto, joka on siirtynyt arkistovaiheeseen.

Viranomaisaineisto-säilytysvaihe: Viranomaisen tehtävien hoitamisesta syntynyt tietoaineisto, joka on edelleen säilytysvaiheessa.

“description_perusmetatieto”:

Elinkaaren vaihe kertoo, onko arkistoitava aineisto säilytysvaiheessa vai arkistovaiheessa.

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A26 Legal Status

Vastaavuus Dublin Core:

Provenance

http://purl.org/dc/terms/provenance

Metatietoelementti:

title_main

“name_fi”:

Päänimeke

“description”:

Kuvailtavan tietoaineiston ensisijainen nimi. Päänimekkeen tietoja voidaan tarkentaa muilla kuvailutiedoilla.

Päänimeke on keskeinen kuvailutieto, jonka tulee kuvata mahdollisimman hyvin tietoaineiston sisältöä. Päänimeke voidaan muodostaa esimerkiksi tietoaineiston aiheesta, muodollisesta tehtävästä, aineistotyypistä, yhteisössä käsitellystä asiasta tai suoritetusta tehtävästä, toimijan, paikan tai ajallisen ilmiön nimestä, aikamääreestä tai näiden yhdistelmästä.

Päänimekettä voidaan tarkentaa Tarkenne -tiedoilla.

“description_perusmetatieto”:

Aineistolle annettu nimi.

“max_length”:

255

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Title

Record/Title

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A28 Name

Vastaavuus Dublin Core:

Title

http://purl.org/dc/terms/title

Metatietoelementti:

title_start

“name_fi”:

Tarkenne

“description”:

Käytetään tarkenteen osoittaman aineistojakson alkuarvon esittämiseen. Jos tarkenteen osoittama aineistojakso voidaan ilmoittaa yhdellä arvolla, käytetään tätä arvon tyyppiä.

“description_perusmetatieto”:

Aineistolle annetun nimekkeen tarkenne, esimerkiksi alkuaan analogisen asiakirjakokonaisuuden (arkistoyksikön) yksilöintiin käytettävä, arkistointijärjestykseen perustuva tieto, joka erottaa samannimiset aineistot toisistaan

“max_length”:

512

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

Jos kenttään annetaan arvo, tulee Tarkenteen tyypistä pakollinen tieto.

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

date

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A28 Name

Vastaavuus Dublin Core:

Title

http://purl.org/dc/terms/title

Metatietoelementti:

title_end

“name_fi”:

Tarkenne

“description”:

Käytetään tarkenteen osoittaman aineistojakson loppuarvon esittämiseen.

“description_perusmetatieto”:

Aineistolle annetun nimekkeen tarkenne, esimerkiksi alkuaan analogisen asiakirjakokonaisuuden (arkistoyksikön) yksilöintiin käytettävä, arkistointijärjestykseen perustuva tieto, joka erottaa samannimiset aineistot toisistaan

“max_length”:

512

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

Jos kenttään annetaan arvo, tulee Tarkenteen tyypistä pakollinen tieto.

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

date

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A28 Name

Vastaavuus Dublin Core:

Title

http://purl.org/dc/terms/title

Metatietoelementti:

title_type

“name_fi”:

Tarkenteen tyyppi

“description”:

Kuvailee tarkenteen tyypin tarkenteen, eli on kyseessä aakkoselliseen vai numeeriseen arkistointijärjestykseen perustuva tarkenne.

“description_perusmetatieto”:

Aineistolle annetun nimekkeen tarkenne, esimerkiksi alkuaan analogisen asiakirjakokonaisuuden (arkistoyksikön) yksilöintiin käytettävä, arkistointijärjestykseen perustuva tieto, joka erottaa samannimiset aineistot toisistaan

“max_length”:

-

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A28 Name

Vastaavuus Dublin Core:

Title

http://purl.org/dc/terms/title

Metatietoelementti:

title_description

“name_fi”:

Tarkenteen selite

“description”:

Kuvailee tarkenteen arvon selitteen, esim. pykälät tai sukunimet

“description_perusmetatieto”:

Aineistolle annetun nimekkeen tarkenne, esimerkiksi alkuaan analogisen asiakirjakokonaisuuden (arkistoyksikön) yksilöintiin käytettävä, arkistointijärjestykseen perustuva tieto, joka erottaa samannimiset aineistot toisistaan

“max_length”:

5000

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A28 Name

Vastaavuus Dublin Core:

Title

http://purl.org/dc/terms/title

Metatietoelementti:

content_dates_start

“name_fi”:

Alkava aika

“description”:

Kuvailun kohteena olevan tietoaineiston ajallisen kattavuuden alkuarvo. SAPA:n rajapinnalla arvon voi antaa päivän, kuukauden tai vuoden tarkkuudella käyttäen väliviivaa erottimena, esimerkiksi 1996-01-01, 1998-12 tai 2000.

“description_perusmetatieto”:

Asiakirjakokonaisuuden luontiin, käsittelyyn ja sisältöön liittyvät aikamääreet, joiden avulla asiakirjakokonaisuus yksilöidään ja liitetään tarvittaviin asiayhteyksiin.

“max_length”:

10

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

date

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Created

Record/Created

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-E18 Date.  RiC-R069 Is beginning date of

Vastaavuus Dublin Core:

Date

http://purl.org/dc/terms/date

Metatietoelementti:

content_dates_end

“name_fi”:

Päättyvä aika

“description”:

Kuvailun kohteena olevan tietoaineiston ajallisen kattavuuden loppuarvo. SAPA:n rajapinnalla arvon voi antaa päivän, kuukauden tai vuoden tarkkuudella käyttäen väliviivaa erottimena, esimerkiksi 1996-01-01, 1998-12 tai 2000.

“description_perusmetatieto”:

Asiakirjakokonaisuuden luontiin, käsittelyyn ja sisältöön liittyvät aikamääreet, joiden avulla asiakirjakokonaisuus yksilöidään ja liitetään tarvittaviin asiayhteyksiin.

“max_length”:

10

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

date

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Finished

Record/Accepted

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-E18 Date.  RiC-R071 Is end date of

Vastaavuus Dublin Core:

Date

http://purl.org/dc/terms/date

Metatietoelementti:

security_class_2020

“name_fi”:

Turvallisuusluokka

“description”:

Kuvailun kohteena olevalle tietoaineistolle merkitään valtioneuvoston asetuksen asiakirjojen turvallisuusluokittelusta valtionhallinnossa (1101/2019) mukainen turvallisuusluokka. Mikäli luokitus ei ole käytössä tai tietoaineistolla ei ole turvallisuusluokkaa, käytetään arvoa ”Ei turvallisuusluokiteltu”, tyhjää valintaa ei viranomaisaineistoilla käytetä.

“description_perusmetatieto”:

Turvallisuusluokkaa koskeva merkintä, jos asiakirja tai siihen sisältyvä tieto on salassa pidettävä julkisuuslain (JulkL) 24 §:n 1 momentin 2, 5 tai 7–11 kohdan perusteella ja asiakirjaan sisältyvän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa maanpuolustukselle, poikkeusoloihin varautumiselle, kansainvälisille suhteille, rikosten torjunnalle, yleiselle turvallisuudelle tai valtion- ja kansantalouden toimivuudelle taikka muulla niihin rinnastettavalla tavalla Suomen turvallisuudelle. (TiHL § 18)

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Restriction/SecurityClass

Record/Restriction/SecurityClass

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A07 Classification

Vastaavuus Dublin Core:

-

Metatietoelementti:

confidentiality_class

“name_fi”:

Julkisuusluokka

“description”:

Julkisuusluokalla ilmaistaan, sisältääkö kuvailtava kohde julkisuuslain (621/1999) tai muun lainsäädännön perusteella salassa pidettävää tietoa.

• Julkinen: Aineisto sisältää vain julkista tietoa

• Määrittelemätön: Aineiston julkisuus ei ole tiedossa tai sitä ei ole määritelty. Huom.! Ei sallittu arvo Sähke2 -rakenteessa

• Osittain salassa pidettävä: Osa aineistosta sisältää salassa pidettävää tietoa

• Salassa pidettävä: Aineisto on kokonaisuudessaan salassa pidettävä

“description_perusmetatieto”:

Aineiston luokittelu sen julkisuuden mukaan.

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

Jos antaa kohtaan muun kuin ”Julkinen” tai “Määrittelemätön“ -arvon, tulee ”Käyttörajoitus” -kohta pakolliseksi.

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Restriction/PublicityClass

Record/Restriction/PublicityClass

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A07 Classification

Vastaavuus Dublin Core:

Metatietoelementti:

personal_data

“name_fi”:

Henkilötiedot

“description”:

Kertoo, sisältääkö kuvailtava kohde henkilötietoja. EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (679/2016) henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Mahdollisten arvojen kuvaus:

• Ei sisällä henkilötietoja: Aineisto ei sisällä henkilötietoja.

• Ei tiedossa: Aineistosta ei tiedetä, sisältääkö se henkilötietoja. Huom.! Ei sallittu arvo Sähke2 -rakenteessa

• Sisältää henkilötietoja: Aineisto sisältää henkilötietoja, mutta ei sisällä esimerkiksi erityisiä henkilötietoryhmiä.

• Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja: Aineiston sisältämien tietojen henkilötietoluonteen arviointi on perustunut Henkilötietolakiin (523/1999). Käytettävissä sellaisten aineistojen kohdalla, joissa aineiston henkilötietoluonne esimerkiksi Sähke2-määrityksiä varten on tehty aikaisemman lainsäädännön ollessa voimassa.

• Sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä: Aineisto sisältää henkilötietojen erityisiin tietoryhmiin kuuluvia tietoja eli tietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä tietoja, terveyttä koskevia tietoja, tai seksuaaliseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja. Käytetään, kun aineiston sisältämien tietojen henkilötietoluonteen arviointi on perustunut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) artiklaan 9.

• Sisältää rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja: Aineisto sisältää rikostuomioihin ja rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyviä henkilötietoja. Käytetään, kun aineiston sisältämien tietojen henkilötietoluonteen arviointi on perustunut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) artiklaan 10 ja artiklaan 9, jos aineisto sisältää myös erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja

“description_perusmetatieto”:

Aineiston luokittelu sen sisältämien henkilötietojen perusteella.

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Restriction/PersonalData

Record/Restriction/PersonalData

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A07 Classification

Vastaavuus Dublin Core:

Rights

Metatietoelementti:

access_restrictions

“name_fi”:

Käyttörajoitukset

“description”:

Käyttörajoitus kuvaa rajoitusta, joka kohdistuu kuvailtavan kohteen sisältämään tietoon kokonaisuudessaan. Rajoitus tarkoittaa, että rajoitettu kohde ei ole vapaasti saatavilla, vaan käyttö vaatii tiettyjä toimenpiteitä kuten saapumista paikan päälle tarkastelemaan rajoitettua kohdetta tai hakemaan käyttöoikeutta. Viranomaisen tuottamassa tietoaineistossa rajoitus perustuu lähes poikkeuksetta sääntelyyn.

Sapan rajapinnan sanomissa käyttörajoitus tulee esittää vektorina siten, että sen alkiot ovat JSON-objekteja, jotka sisältävät elementit ”template_identifier” ja ”authorizing_entity”.

“description_perusmetatieto”:

Tieto oikeudellisesta käyttörajoituksesta, joka liittyy aineistoon ja sen sisältämään tietoon kokonaisuudessaan.

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen (muu kuin julkinen aineisto)

“dependency“:

Jos kuvailtava kohde sisältää Käyttörajoituksia, tulee Käyttöluvan myöntäjä (3.17) -tiedosta pakollinen.

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

object_array

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Restriction/SecurityReason

Record/Restriction/SecurityReason

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A08 Conditions of Access; RiC-A09 Conditions of Use

Vastaavuus Dublin Core:

Rights. Access Rights

http://purl.org/dc/terms/accessRights

Metatietoelementti:

template_identifier

“name_fi”:

Rajoituspohjan tekninen tunniste

“description”:

Käyttörajoituksen sisäinen tunniste Kansallisarkiston arkistokuvailun metatietovarannossa.

“description_perusmetatieto”:

-

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen (muu kuin julkinen aineisto)

“dependency“:

Jos kuvailtava kohde sisältää Käyttörajoituksia, tulee Käyttöluvan myöntäjä (3.17) -tiedosta pakollinen.

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A08 Conditions of Access; RiC-A09 Conditions of Use

Vastaavuus Dublin Core:

Rights. Access Rights

http://purl.org/dc/terms/accessRights

Metatietoelementti:

authorizing_entity

“name_fi”:

Käyttöluvan myöntäjä

“description”:

Käyttöluvan myöntäjä on taho, joka myöntää käyttöluvan käyttörajoitettuun tietoaineistoon.

“description_perusmetatieto”:

Taho, jolla on valtuudet myöntää käyttölupa käyttörajoitettuun tietoaineistoon.

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen (muu kuin julkinen aineisto)

“dependency“:

Jos kuvailtava kohde sisältää Käyttöluvan myöntäjiä, tulee Käyttörajoitus (3.16) -tiedosta pakollinen.

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-E07 Agent. RiC-R040 Is or was holder of intellectual property rights of

Vastaavuus Dublin Core:

Rights Holder

http://purl.org/dc/terms/rightsHolder

Metatietoelementti:

description

“name_fi”:

Tietosisältö

“description”:

Elementin tarkoituksena on tarjota käyttäjälle mahdollisuus arvioida kuvailun kohteena olevalle tietoaineiston tietosisältöä kokonaisnäkökulmasta ja esittää siitä käyttäjää mahdollisesti kiinnostavia yksityiskohtia. Tässä tarkoituksessa tietosisältö toimii kuvailtavan kohteen tunnistamistietoja ja sisällönkuvausta täydentävänä ja/tai tarkentavana kuvailutietona. Muista metatietokentistä ilmenevää tietoa ei ole tarpeen tässä kentässä toistaa. Voit kuvata kentässä myös kuvailtavan kohteen tietosisällön eheyttä. Kuvaus laaditaan kokonaisin virkkein.

“description_perusmetatieto”:

Tiivis kuvaus aineistosta ja sen sisältämästä tiedosta eli asioista ja aihepiireistä, tiedon määrästä ja ajallisesta ja maantieteellisestä kattavuudesta eli ajanjaksoista ja paikoista, joita aineiston sisältö koskee, sekä tiedon luettavuuteen ja ymmärrettävyyteen vaikuttavista seikoista kuten eheydestä ja autenttisuudesta.

“max_length”:

5000

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto, Sähke2

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

CaseFile/Description, Abstract, Subject, Custom

Record/Description, Abstract, Subject, Custom

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A38 Scope and Content

Vastaavuus Dublin Core:

Description

http://purl.org/dc/terms/description

Metatietoelementti:

signature_description

“name_fi”:

Aineiston historia

“description”:

Tiivis ja suppea kuvaus tietoaineiston tai sen ilmentymien autenttisuuden, eheyden ja tulkinnan kannalta merkityksellisistä, aineiston synty-, käsittely-, käyttö-, omistus- ja säilytyshistoriaa valottavista tiedoista. Laadi kuvaus tekstikenttään kokonaisin virkkein.

“description_perusmetatieto”:

Aineiston autenttisuuden, eheyden ja tulkinnan kannalta merkitykselliset muodostumis-, säilytys-, käsittely- ja omistushistoriaan liittyvät elinkaaritapahtumat.

“max_length”:

5000

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A21 History

Vastaavuus Dublin Core:

Provenance; Description

http://purl.org/dc/terms/description

http://purl.org/dc/terms/provenance  

Metatietoelementti:

processing_notes

“name_fi”:

Käyttö- ja tulkintaohje

“description”:

Kuvailun kohteena olevan tietoaineiston käyttöä, käsittelyä ja tulkintaa tukevat sanalliset ohjeet tai linkki vastaaviin ohjeisiin. Elementtiä käytetään tyypillisesti silloin, kun aineiston käyttö edellyttää erityisen ohjeen laatimista. Esimerkiksi siirrettävän aineiston tietorakenteen kuvauksia ja käytettyjen koodistojen kuvauksia tai viittaus vastaaviin tietoaineistoihin.

“description_perusmetatieto”:

Sanallinen kuvaus sellaisista aineiston käyttöä ja tulkintaa tukevista tiedoista ja aineiston ominaisuuksista, joille ei ole määritelty omaa metatietokenttää.

“max_length”:

5000

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A38 Scope and Content

Vastaavuus Dublin Core:

Description

http://purl.org/dc/terms/description

Metatietoelementti:

processing_aids

“name_fi”:

Hakuvälineet

“description”:

Kuvailun kohteena olevan tietoaineiston käyttöä tukevat tietoaineistot, jotka on jo siirretty Kansallisarkistoon. Sanallinen kuvaus yhteydestä käytettävissä oleviin hakemistoihin tai muihin apuaineistoihin, jotka tukevat aineiston hakua, käyttöä, käsittelyä tai tulkintaa.

“description_perusmetatieto”:

Kuvaus hakemistosta tai muusta käytettävissä olevasta aineistosta, joka tukee kuvailtavan aineiston hakua, käyttöä, käsittelyä tai tulkintaa.

“max_length”:

5000

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-E02 Record Resource. RiC-R021 Describes or Described; RiC-A38 Scope and Content

Vastaavuus Dublin Core:

Description; Relation. References

http://purl.org/dc/terms/description

http://purl.org/dc/terms/references

Metatietoelementti:

related_preserved_content

“name_fi”:

Liittyvät siirtämättömät aineistot

“description”:

Sanallinen kuvaus kuvailun kohteena olevaan tietoaineistoon liittyvistä, Kansallisarkiston tietovarantojen ulkopuolella hallinnoitavista, tietoaineistoista/tietovarannoista/tietojärjestelmistä riippumatta näiden hallinnoijasta tai sijainnista.

“description_perusmetatieto”:

Kuvailtavaan aineistoon arkisto- tai asiayhteyden perusteella liittyvä aineisto.

“max_length”:

5000

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

string

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A RiC-R022 Is record resource associated with record resource; RiC-A38 Scope and Content

Vastaavuus Dublin Core:

Relation. References

http://purl.org/dc/terms/references

Metatietoelementti:

content_type

“name_fi”:

Aineistotyyppi

“description”:

Aineistotyypit toimivat hakutietoina ja niiden avulla hallinnoidaan aineistoja. Jos samassa kuvailun kohteessa on useamman tyyppistä aineistoa, valitaan arvo ”Määrittämätön” tai kohteen olennaisin aineistotyyppi.

• Määrittämätön: Jos kuvailtavan aineiston sisältötyyppiä ei voida helposti määrittää tai sisältötyyppejä on useita, merkitään ”Määrittämätön”.

• Teksti: Käytetään, kun aineistosisältöä kuvaillaan ensisijaisesti kirjoituksena (kirjoitusmerkkeinä).

• Kuva: Käytetään, kun aineistosisältöä kuvaillaan ensisijaisesti still-kuvana, esim. piirroksina, maalauksina ja valokuvina.

• Ääni: Käytetään, kun aineistosisältöä kuvaillaan ensisijaisesti ääniesityksenä, esimerkiksi ääneen luettuna tekstinä, musiikkina, runonlausuntana ja suullisena puheena ja tarinana.

• Elävä kuva: Käytetään, kun aineistosisältöä kuvaillaan ensisijaisesti kuvaesityksenä, jossa syntyy liikkeen vaikutelma, esim. elokuvana.

• Nuotit: Käytetään, kun aineistosisältöä kuvaillaan nuottikirjoituksena.

• Data: Käytetään, kun aineistosisältöä kuvaillaan (1) Digitaalisesti tallennettuna tietokoneen käsiteltäväksi tarkoitettuna datana tai (2) tietokoneen käsiteltäväksi ja suoritettavaksi tarkoitettuna (digitaalisesti koodattuna) ohjelmana, esim. käyttöjärjestelmänä ja sovellusohjelmana. Tyyppiä ei käytetä kuvaamaan digitaalisia teksti-, kuva-, ja ääni- tai elävän kuvan tyyppejä.

• Esine: Käytetään, kun aineistosisältöä kuvaillaan kolmiulotteisena sisältönä joko luonnonkohteena tai artefaktina. Esimerkkejä artefakteista ovat veistos, malli, peli, palapeli, kolikko, lelu, rakennus, välineistö, vaatetus, kulttuurikohde. Esimerkkejä luonnonkohteista ovat fossiilit, kivet, hyönteiset ja biologinen näyte.

“description_perusmetatieto”:

Sisältötyyppi kuvaa aineiston mediatyyppiä ja sitä, minkä aistin välityksellä aineistoa on tarkoitus tarkastella

“max_length”:

-

“required”:

Valinnainen

“dependency“:

-

“scope“:

Rakenteinen tietoaineisto, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

RiC-A10 Content Type

Vastaavuus Dublin Core:

Type

http://purl.org/dc/terms/type

Metatietoelementti:

digitization_rationale

“name_fi”:

Digitoinnin laatukriteerit

“description”:

Kansallisarkiston tietojärjestelmien sisäinen elementti liittyen digitoidun tietoaineiston siirtämiseen. Tieto annetaan siirtoeräkohtaisesti.

Metadatakatalogissa on tässä kohdassa listattuna kaikki Kansallisarkiston arkistokuvailun metatietovarannosta löytyvät arvot - myös sellaiset, jotka eivät enää ole aktiivisessa käytössä.

Siirroissa käytettävät arvot:

• Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019

• Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021

“description_perusmetatieto”:

-

“max_length”:

-

“required”:

Pakollinen

“dependency“:

-

“scope“:

Digitoitu kuva-aineisto

”type”:

enum

Mahdolliset vastaavuudet eri skeemoissa

Vastaavuus SÄHKE2:

-

Vastaavuus RiC-CM:

-

Vastaavuus Dublin Core:

-