I tabellerna nedan finns exempel på kontextmetadata som beskriver ett överföringspaket som är normaliserat enligt Riksarkivets metadatakatalog. Kontextmetadata levereras som en del av skapandemeddelandet som skickas till Sapa-gränssnittet – en gränssnittsbegäran per överföringspaket i överföringsposten.
Kontextmetadata ska placeras i meddelandet så att värdet på nyckeln ”metadata” kan tolkas som giltig JSON-text. Ordningen på elementen i meddelandet har ingen betydelse, i de här exemplen är värdena i alfabetisk ordning enligt nyckel.
Om det finns begränsningar för användningen av informationsmaterialet ska beteckningarna för både begränsningsbasen och beviljaren av användningstillstånd för informationsmaterialet alltid anges. Begränsningarna representeras av elementet ”access_restrictions” som en JSON-lista, där typen av element är ett JSON-objekt som består av nyckel-värdeparen ”template_identifier”: ”id-value” och ”authorizing_entity”: ”uuid-value”.
Språket för informationsmaterialet, ”languages”, ska också alltid representeras som en JSON-lista, vars element är UUID-värdena i metadatakatalogen som text. Om informationsmaterialet innehåller flera språk ska beteckningarna för dem separeras med ett kommatecken.
Digitalisera bildmaterial, Övrigt digitalt informationsmaterial och Strukturellt informationsmaterial
För de här överföringsstrukturerna används en enhetlig kontextmetadatastruktur som illustreras i exemplen nedan. Den obligatoriska minimimetadata som måste ges för varje överföringspaket är:
Titel som beskriver informationsmaterialet l. huvudtitel.
Innehållets karaktär (arkiverings-/lagringsfas).
Organisation som äger informationsmaterialet.
Personuppgiftskaraktär.
Säkerhetsklassificering (obligatorisk även för icke-säkerhetsklassificerat informationsmaterial).
Offentlighetsklass
Om offentlighetsklassificeringen är annan än ”Public”, det vill säga om det finns begränsningar för användningen av informationsmaterialet, behöver även följande anges:
Beteckning för användningsbegränsningsbasen.
Beviljare av användningstillstånd
Endast obligatorisk information, offentligt informationsmaterial
Sähke2-överföringsstrukturen skiljer sig avsevärt från andra strukturer som tas emot. I det här fallet produceras informationen som beskriver ärendena och dokumenten i ärendehanteringssystemet och presenteras i sahke.xml- och sahke_norm.xml-filer. Sapa-systemet plockar ut informationen som motsvarar den kontextmetadata som beskrivs i föregående kapitel direkt ur de här filerna när överföringspaketet bearbetas.
Den vänstra kolumnen visar den information som produceras av ärendehanteringssystemet i enlighet med Sähke2 -rekommendationen, den högra kolumnen visar motsvarande data, konverterad till maskinläsbar data när det behövs. I princip ska filerna vara identiska i alla andra avseenden utom:
Kommentarblocket i början av filen.
SecurityReason-värden.
sahke.xml
Normaliserad sahke_norm.xml
XML
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!-- Esimerkki sahke_norm.xml-tiedoston arvoista kommenttiblokissa:
authorizing_entity: Riksarkivet
owner_organization: Riksarkivet
description_language: Finska
content_category: Myndighetsmaterial-arkiveringsfas
otherid_casefile: Diarienummer
otherid_record: Annan beteckning
-->
<s2:Metadata xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xmlns:s2="http://www.arkisto.fi/skeemat/Sahke2/2019/08/29"
xsi:schemaLocation="http://www.arkisto.fi/skeemat/Sahke2/2019/08/29 http://www.arkisto.fi/skeemat/Sahke2_2019_03.xsd">
<s2:TransferInformation>
<s2:NativeId>urn:oid:1.2.246.582.200.10012024.1</s2:NativeId>
<s2:Title>SAPA-testöverföringen</s2:Title>
<s2:TransferContractId>10012024</s2:TransferContractId>
<s2:MetadataSchema>http://www.arkisto.fi/skeemat/Sahke2_2019_03.xsd</s2:MetadataSchema>
</s2:TransferInformation>
<s2:ContactInformation>
<s2:Organisation>
<s2:Name>Riksarkivet</s2:Name>
</s2:Organisation>
<s2:ContactPerson>
<s2:Name>SAPA-produktteam</s2:Name>
<s2:Address>Fredsgatan 17</s2:Address>
<s2:PhoneNumber>000</s2:PhoneNumber>
<s2:Email>etunimi.sukunimi@kansallisarkisto.fi</s2:Email>
</s2:ContactPerson>
</s2:ContactInformation>
<s2:CaseFile>
<s2:Subject>Ämnesord som är relaterade till ärendet</s2:Subject>
<s2:Created>2024-05-24</s2:Created>
<s2:NativeId>urn:oid:1.2.246.582.200.10012024.1.1</s2:NativeId>
<s2:OtherId>KA/1/00.00.00/2024</s2:OtherId>
<s2:Language>sv</s2:Language>
<s2:Description>En mer omfattande beskrivning av det behandlade ärendet</s2:Description>
<s2:Abstract>Kort beskrivning av ärendet</s2:Abstract>
<s2:Restriction>
<s2:PublicityClass>Offentligt</s2:PublicityClass>
<s2:PersonalData>Innehåller inte personuppgifter</s2:PersonalData>
</s2:Restriction>
<s2:Title>Testiasia 1</s2:Title>
<s2:RetentionPeriod>-1</s2:RetentionPeriod>
<s2:RetentionReason>...</s2:RetentionReason>
<s2:Status>Valmis</s2:Status>
<s2:ClassificationScheme>
<s2:MainFunction>
<s2:Title>Gemensamma ärenden</s2:Title>
<s2:FunctionCode>00</s2:FunctionCode>
<s2:FunctionClassification>
<s2:Title>Tester av informationssystemet</s2:Title>
<s2:FunctionCode>00</s2:FunctionCode>
<s2:SubFunction>
<s2:Title>SAPA-testning</s2:Title>
<s2:FunctionCode>00</s2:FunctionCode>
</s2:SubFunction>
</s2:FunctionClassification>
</s2:MainFunction>
</s2:ClassificationScheme>
<s2:Function>00.00.00</s2:Function>
<s2:Finished>2024-05-24</s2:Finished>
<s2:Action>
<s2:Created>2024-05-24</s2:Created>
<s2:Title>Användargränssnittstestning</s2:Title>
<s2:Type>Avgående</s2:Type>
<s2:Record>
<s2:Subject>Ämnesord som rör dokumentet (kan upprepas)</s2:Subject>
<s2:Created>2024-05-24</s2:Created>
<s2:NativeId>urn:oid:1.2.246.582.200.10012024.1.1.1</s2:NativeId>
<s2:OtherId>11.404</s2:OtherId>
<s2:Language>sv</s2:Language>
<s2:Language>en</s2:Language>
<s2:Description>En mer omfattande beskrivning av dokumentets innehåll</s2:Description>
<s2:Abstract>Kort beskrivning av dokumentet</s2:Abstract>
<s2:Restriction>
<s2:PublicityClass>Sekretessbelagt</s2:PublicityClass>
<s2:SecurityReason>Julkisuuslain 24 § 1 mom 25</s2:SecurityReason>
<s2:PersonalData>Innehåller särskilda kategorier av personuppgifter</s2:PersonalData>
</s2:Restriction>
<s2:Title>Testdokumentet 1.1</s2:Title>
<s2:RetentionPeriod>-1</s2:RetentionPeriod>
<s2:RetentionReason>...</s2:RetentionReason>
<s2:Status>Färdig</s2:Status>
<s2:Function>00.00.00</s2:Function>
<s2:Type>Dokumentet</s2:Type>
<s2:Accepted>2024-05-24</s2:Accepted>
<s2:Authenticity>
<s2:Checker>SAPA-produktteam</s2:Checker>
<s2:Date>2024-05-24</s2:Date>
<s2:Description>Originalitet bekräftad</s2:Description>
</s2:Authenticity>
<s2:Document>
<s2:NativeId>urn:oid:1.2.246.582.200.10012024.1.1.1.1</s2:NativeId>
<s2:UseType>Arkiv</s2:UseType>
<s2:File>
<s2:Name>DOC0001.pdf</s2:Name>
<s2:Path>cf_01/rec_01/DOC0001.pdf</s2:Path>
</s2:File>
<s2:Format>
<s2:Name>PDF</s2:Name>
<s2:Version>1</s2:Version>
</s2:Format>
<s2:HashAlgorithm>MD5</s2:HashAlgorithm>
<s2:HashValue>ad8f19e739182b212a85c13203971730</s2:HashValue>
</s2:Document>
<s2:Custom>
<muutunniste>Organisationens interna andra identifierare</muutunniste>
<muutieto>Organisationens annan interna tilläggsinformation</muutieto>
</s2:Custom>
</s2:Record>
</s2:Action>
<s2:Custom>
<muutunniste>Organisationens interna andra identifierare</muutunniste>
<muutieto>Organisationens annan interna tilläggsinformation</muutieto>
</s2:Custom>
</s2:CaseFile>
</s2:Metadata>
XML
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!--
authorizing_entity: 101498744
owner_organization: 101498744
description_language: d3ee87b7-4948-3873-9a77-07d7672d4526
content_category: abe893c6-ead3-3d5b-a3d6-9985f73fb9d7
otherid_casefile: a3ed4df4-43c0-3821-92a1-92eaca76e75d
otherid_record: 03258c27-145b-39bb-91ae-805987926387
-->
<s2:Metadata xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xmlns:s2="http://www.arkisto.fi/skeemat/Sahke2/2019/08/29"
xsi:schemaLocation="http://www.arkisto.fi/skeemat/Sahke2/2019/08/29 http://www.arkisto.fi/skeemat/Sahke2_2019_03.xsd">
<s2:TransferInformation>
<s2:NativeId>urn:oid:1.2.246.582.200.10012024.1</s2:NativeId>
<s2:Title>SAPA-testöverföringen</s2:Title>
<s2:TransferContractId>10012024</s2:TransferContractId>
<s2:MetadataSchema>http://www.arkisto.fi/skeemat/Sahke2_2019_03.xsd</s2:MetadataSchema>
</s2:TransferInformation>
<s2:ContactInformation>
<s2:Organisation>
<s2:Name>Riksarkivet</s2:Name>
</s2:Organisation>
<s2:ContactPerson>
<s2:Name>SAPA-produktteam</s2:Name>
<s2:Address>Fredsgatan 17</s2:Address>
<s2:PhoneNumber>000</s2:PhoneNumber>
<s2:Email>etunimi.sukunimi@kansallisarkisto.fi</s2:Email>
</s2:ContactPerson>
</s2:ContactInformation>
<s2:CaseFile>
<s2:Subject>Ämnesord som är relaterade till ärendet</s2:Subject>
<s2:Created>2024-05-24</s2:Created>
<s2:NativeId>urn:oid:1.2.246.582.200.10012024.1.1</s2:NativeId>
<s2:OtherId>KA/1/00.00.00/2024</s2:OtherId>
<s2:Language>sv</s2:Language>
<s2:Description>En mer omfattande beskrivning av det behandlade ärendet</s2:Description>
<s2:Abstract>Kort beskrivning av ärendet</s2:Abstract>
<s2:Restriction>
<s2:PublicityClass>Offentligt</s2:PublicityClass>
<s2:PersonalData>Innehåller inte personuppgifter</s2:PersonalData>
</s2:Restriction>
<s2:Title>Testiasia 1</s2:Title>
<s2:RetentionPeriod>-1</s2:RetentionPeriod>
<s2:RetentionReason>...</s2:RetentionReason>
<s2:Status>Valmis</s2:Status>
<s2:ClassificationScheme>
<s2:MainFunction>
<s2:Title>Gemensamma ärenden</s2:Title>
<s2:FunctionCode>00</s2:FunctionCode>
<s2:FunctionClassification>
<s2:Title>Tester av informationssystemet</s2:Title>
<s2:FunctionCode>00</s2:FunctionCode>
<s2:SubFunction>
<s2:Title>SAPA-testning</s2:Title>
<s2:FunctionCode>00</s2:FunctionCode>
</s2:SubFunction>
</s2:FunctionClassification>
</s2:MainFunction>
</s2:ClassificationScheme>
<s2:Function>00.00.00</s2:Function>
<s2:Finished>2024-05-24</s2:Finished>
<s2:Action>
<s2:Created>2024-05-24</s2:Created>
<s2:Title>Användargränssnittstestning</s2:Title>
<s2:Type>Avgående</s2:Type>
<s2:Record>
<s2:Subject>Ämnesord som rör dokumentet (kan upprepas)</s2:Subject>
<s2:Created>2024-05-24</s2:Created>
<s2:NativeId>urn:oid:1.2.246.582.200.10012024.1.1.1</s2:NativeId>
<s2:OtherId>11.404</s2:OtherId>
<s2:Language>sv</s2:Language>
<s2:Language>en</s2:Language>
<s2:Description>En mer omfattande beskrivning av dokumentets innehåll</s2:Description>
<s2:Abstract>Kort beskrivning av dokumentet</s2:Abstract>
<s2:Restriction>
<s2:PublicityClass>Sekretessbelagt</s2:PublicityClass>
<s2:SecurityReason>100074484</s2:SecurityReason>
<s2:PersonalData>Innehåller särskilda kategorier av personuppgifter</s2:PersonalData>
</s2:Restriction>
<s2:Title>Testdokumentet 1.1</s2:Title>
<s2:RetentionPeriod>-1</s2:RetentionPeriod>
<s2:RetentionReason>...</s2:RetentionReason>
<s2:Status>Färdig</s2:Status>
<s2:Function>00.00.00</s2:Function>
<s2:Type>Dokumentet</s2:Type>
<s2:Accepted>2024-05-24</s2:Accepted>
<s2:Authenticity>
<s2:Checker>SAPA-produktteam</s2:Checker>
<s2:Date>2024-05-24</s2:Date>
<s2:Description>Originalitet bekräftad</s2:Description>
</s2:Authenticity>
<s2:Document>
<s2:NativeId>urn:oid:1.2.246.582.200.10012024.1.1.1.1</s2:NativeId>
<s2:UseType>Arkiv</s2:UseType>
<s2:File>
<s2:Name>DOC0001.pdf</s2:Name>
<s2:Path>cf_01/rec_01/DOC0001.pdf</s2:Path>
</s2:File>
<s2:Format>
<s2:Name>PDF</s2:Name>
<s2:Version>1</s2:Version>
</s2:Format>
<s2:HashAlgorithm>MD5</s2:HashAlgorithm>
<s2:HashValue>ad8f19e739182b212a85c13203971730</s2:HashValue>
</s2:Document>
<s2:Custom>
<muutunniste>Organisationens interna andra identifierare</muutunniste>
<muutieto>Organisationens annan interna tilläggsinformation</muutieto>
</s2:Custom>
</s2:Record>
</s2:Action>
<s2:Custom>
<muutunniste>Organisationens interna andra identifierare</muutunniste>
<muutieto>Organisationens annan interna tilläggsinformation</muutieto>
</s2:Custom>
</s2:CaseFile>
</s2:Metadata>
